Kosten eigen aan de werkgever - zorg voor bewijzen

Mits aan een aantal strikte voorwaarden voldaan wordt, wordt de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever niet beschouwd als loon. In de praktijk worden onkostenvergoedingen vaak aangewend om werknemers een extraatje toe te stoppen op een (para-)fiscaalvriendelijke manier. Let op: Dit is gebonden aan een aantal voorwaarden.

Geen loon onder strikte voorwaarden

Logischerwijs worden de kosten die een werknemer maakt voor rekening van zijn werkgever (bv. kosten voor logies), door de werkgever aan de werknemer terugbetaald.

De terugbetaling van deze kostenvergoedingen vormt geen loon (noch op sociaal, noch op fiscaal vlak), op voorwaarde dat:

  • ze de kosten dekt die eigen zijn aan de werkgever;
  • ze werkelijk wordt aangewend ter betaling van die kosten;
  • de vergoede kosten een professioneel karakter hebben.
     

Wel een fiscale fiche!

Hoewel de onkostenvergoedingen geen belastbaar inkomen vormen, dienen zij toch te worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 (vak 26 b) voor wat de werknemers betreft en op de fiscale fiche 281.20 (vak 20) in het geval van bedrijfsleiders.
 

Terugbetaling van werkelijke kosten (bewijsstukken)

De vraag rijst nu op welke wijze de gemaakte kosten kunnen terugbetaald worden door de werkgever.

In eerste instantie zou kunnen gekozen worden voor de terugbetaling van de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken (bv. facturen, btw-bonnetjes, enz.). We weten dat dit veel administratieve rompslomp met zich meebrengt, maar het zorgt voor weinig discussie op voorwaarde dat de bewijsstukken nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn.
 

Forfaitaire raming mag soms!

Een andere manier van terugbetaling van onkosten, is op basis van de forfaitaire raming. Hier maken we fiscaal een onderscheid tussen de forfaits die door de fiscus worden vastgesteld op basis van "ernstige normen" en de forfaits op basis van ander criteria.
 

Forfaits van de fiscus op basis van "ernstige normen"

Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming. Concreet gaat het over de terugbetalingen van verblijfskosten voor dienstreizen in België, verblijfskosten voor dienstreizen in het buitenland en de kilometervergoeding die mag worden toegekend wanneer de werknemer of bedrijfsleider zijn eigen wagen gebruikt voor dienstverplaatsingen.

Voor zover de grenzen van deze forfaits gerespecteerd worden, worden ze niet als loon beschouwd.
 

Forfaits van de fiscus op basis van andere criteria

Naast de toepassing van de forfaits op basis van ernstige normen, zou de werkgever ook andere uitgaven kunnen terugbetalen op forfaitaire basis. Denken we bijvoorbeeld aan de onkosten voor thuiswerk, parkeerkosten, relatiegeschenken, enz.

Het probleem met deze werkwijze is de vraag hoe deze kosten forfaitair moeten geraamd worden? Dit is veelal een feitenkwestie. In ieder geval moet de werkgever aannemelijk kunnen maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden toegekend, ook werkelijk bestaan opdat hij de bedragen ervan van zijn eigen belastbare inkomsten zou van kunnen aftrekken.
 

Redelijke verantwoording voor forfaitaire kostenvergoedingen (andere criteria)

Het laatste wat u wil is dat de fiscus de forfaitaire kostenvergoedingen als verdoken loon kwalificeert door bijvoorbeeld te wijzen op het onredelijke of niet- verantwoorde karakter ervan.

In dat geval wordt u immers (mogelijk) blootgesteld aan de toepassing van de aanslag geheime commissielonen en/of inhoudingen van bedrijfsvoorheffing op het toegekende bedrag als zijnde een bezoldiging, met toepassing van nalatigheidsintresten tot gevolg.

Leg daarom een goed onderbouwd dossier aan of sluit voor alle zekerheid een voorafgaand akkoord (ruling) met de fiscus.

Vermijd ook steeds het dubbel gebruik van forfaitaire terugbetalingen met onkostennota's voor reële kosten!
 

De fiscale ruling: een absolute must, maar geen verplichting

Een "voorafgaand akkoord met de fiscus" is geen verplichting in die zin dat het sluiten ervan geen voorwaarde is voor de toekenning van onkostenvergoedingen. Echter, het bekomen van zo'n fiscale ruling is steeds aangewezen om 100 procent rechtszekerheid te verkrijgen over de aanvaarding van de terugbetaling van bepaalde onkosten en de vooropgestelde bedragen.

We merken nog op dat voor wat de forfaitaire onkostenvergoedingen betreft, sinds 1 mei 2016 enkel en alleen de federale rulingdienst bevoegd is (DVB). Fiscale akkoorden die voorheen vaak met de lokale belastingcontroleur gesloten werden, behoren sinds dat ogenblik dan ook tot het verleden.

 

Bron: nsz