Verstrengde ficheverplichtingen voor variabele onkostenvergoedingen

Sinds 1 januari 2022 moeten de bedragen van terugbetaalde variabele onkostenvergoedingen voor hun werkelijke bedrag vermeld worden op de fiscale fiches 281.10 (werknemer) en 281.20 (bedrijfsleider).

Kosten eigen aan de werkgever / vennootschap

Een vennootschap kan aan haar werknemers of bedrijfsleiders vergoedingen betalen voor de onkosten die ze hebben gemaakt en die eigen zijn aan de werkgever / vennootschap (o.a. verplaatsingen, bureaukosten van thuiswerk). Deze vergoeding wordt niet als loon beschouwd en is dan ook niet belastbaar in hoofde van de werknemer of bedrijfsleider maar wel aftrekbaar als beroepskost voor de vennootschap.

De vennootschap kan enerzijds de werkelijk gemaakte kosten terugbetalen aan de hand van bewijsstukken (o.a. facturen, kastickets) ofwel een forfaitaire vergoeding betalen aan de werknemer of de bedrijfsleider.

oude regeling

Voor de forfaitaire vergoedingen niet vastgesteld op basis van “ernstige normen”, moest tot nu toe al het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten vermeld worden op de fiche 281.10/281.20. Voor de forfaitaire vergoeding op basis van ernstige normen volstond de vermelding “JA, ernstige normen”. Voor de vergoeding vastgesteld op grond van bewijsstukken, moest op de fiscale fiche enkel de vermelding “JA, bewijsstukken” worden vermeld.

 

ficheverplichtingen

nieuwe regeling

Het totaal bedrag aan variabele onkostenvergoedingen dat sinds 1 januari 2022 toegekend wordt aan personeelsleden en bedrijfsleiders als terugbetaling van werkelijke kosten eigen aan de werkgever/vennootschap moet nu ook gerapporteerd worden op de individuele fiches (281.10/281.20). Het volstaat niet meer om enkel melding te maken dat dit op basis van bewijsstukken werd toegekend.

De ruimere ficheverplichting draagt bij tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken maar ook op het potentieel in aftrek brengen van (werkelijke) beroepskosten in de personenbelasting van kosten die mogelijks (deels) al via de werkgever / vennootschap werden terugbetaald. Een belastingplichtige met een fiche 281.10/281.20 met een hoog bedrag aan terugbetaalde onkosten die ook nog eens werkelijke beroepskosten inbrengt in de personenbelasting mag zich dus met quasi-zekerheid aan controle verwachten.

sanctie

Werkgevers die de verstrengde ficheverplichting niet volgen, behouden nog steeds hun recht om de variabele onkostenvergoeding fiscaal in aftrek te brengen. Een aanslag geheime commissielonen is dus niet meteen aan de orde voor niet-gerapporteerde variabele onkostenvergoedingen. De sanctie zou dus (voorlopig) beperkt blijven tot een eventuele administratieve boete. Over de grootteorde en berekeningswijze van de administratieve boete is er nog geen duidelijkheid.

Forfaitaire onkostenvergoedingen daarentegen zijn niet meer fiscaal aftrekbaar indien het bedrag ervan niet op de fiche worden vermeld. Bovendien stelt men zich voor de niet-gerapporteerde forfaitaire onkostenvergoedingen wel bloot aan de toepassing van de aanslag geheime commissielonen.

praktische tips

  • Zorg ervoor dat zoveel mogelijk betalingen rechtstreeks gebeuren via de bankrekening van de vennootschap en bezorg personeelsleden / bedrijfsleiders die vaak onkosten voorschieten een bank-of creditkaart die gekoppeld is aan de rekening van de vennootschap. Zo vermijdt u dubbel betaalverkeer, extra administratie en vooral de extra rapporteringsplicht.
  • Zorg ervoor dat zoveel mogelijk kosten verantwoord worden door onderliggende stukken (aankoopfacturen / afrekeningen …) uitgereikt ter attentie van de vennootschap / werkgever. De terugbetaling hiervan is strikt genomen geen terugbetaling van “kosten eigen aan de werkgever / vennootschap”.
  • Voor wat bedrijfsleiders betreft, zorg ervoor dat je eventuele terugbetalingen van onkosten niet langer verwerkt via de “klassieke” rekening-courant, maar creëer een aparte rekening in de boekhouding hiertoe, waardoor je met een spreekwoordelijke druk op de knop op het eind van het kalenderjaar kan nagaan welk bedrag aan terugbetaalde onkosten er op fiche moet vermeld worden.

meer info?

Voor meer informatie kan u terecht bij Xavier Pattyn xavier.pattyn@bofisc.be of bij Anke Van der Meulen anke.vandermeulen@bofisc.be

ficheverplichtingen