Ambtshalve doorhaling in de Kruispuntbank van Ondernemingen: zorg ervoor dat je UBO bijgewerkt is

De Kruispuntbank van Ondernemingen, kortweg KBO, is een databank van de Federale Overheidsdienst Economie waarin alle gegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden verzameld zijn. Elke onderneming heeft een uniek identificatienummer. De publieke gegevens kan iedereen raadplegen.

Wanneer de beheerdienst van de KBO foutieve of ontbrekende gegevens vaststelt, zal deze dienst per brief aan de onderneming vragen om de foute gegevens recht te zetten of de ontbrekende gegevens te bezorgen. Als onderneming heb je een termijn van dertig dagen om hierop te antwoorden. Reageer je hier niet op, dan kan de beheerdienst overgaan tot doorhaling.

In een aantal gevallen kan de beheerdienst ook overgaan tot ambtshalve doorhaling. Dit bekent dat zij dus niet eerst een brief moeten sturen zoals bij de standaardprocedure. De ambtshalve doorhaling kan wanneer:

1) De oprichter van een onderneming minstens zes maanden overleden is; 
2) De sluiting van de vereffening van een rechtspersoon minstens drie maanden is uitgesproken; 
3) Het faillissement van een rechtspersonen minstens drie maanden is afgesloten; 
4) Vennootschappen minstens drie opeenvolgende boekjaren hun jaarrekening niet hebben neergelegd;
5) De betrokken onderneming sedert minstens drie jaar niet beschikt over een actieve hoedanigheid, niet beschikt over lopende toelatings- of hoedanigheidsaanvragen ingeschreven in de KBO, en sinds zeven jaar geen wijziging heeft gebracht aan de gegevens in de KBO, noch een publicatie heeft gedaan in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Deze criteria moeten cumulatief vervuld zijn.

Sinds 21 december 2023 zijn er twee bijkomende gevallen waarin de beheerdienst kan overgaan tot ambtshalve doorhaling, nl.

6) Doorhaling van actieve gegevens van onbestaande ondernemingen: indien een fusie of splitsing minstens drie maanden van kracht is, kan men overgaan tot doorhaling van de nog actieve gegevens van de onderneming die niet langer bestaat naar aanleiding van een fusie of splitsing;
7) Niet-naleving UBO-verplichtingen.

(lees verder onder de foto)

Het UBO-register of “Ultimate Beneficial Owners”-register is het register waar de uiteindelijk begunstigden van een vennootschap of andere juridische entiteit geregistreerd staan. Dit register werd ingevoerd ter voorkoming van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en het gebruik van contanten. De betrokkenen kunnen dit zelf registeren via het MyMinfin-portaal.

De ambtshalve doorhaling wegens het niet-naleving van de UBO-verplichtingen is mogelijk in volgende gevallen:

- De onderneming kreeg een administratieve sanctie wegens het niet-naleving van de UBO-verplichtingen en is in gebreke gebleven de gegevens aan te passen of door te geven; 
- De onderneming heeft gedurende één jaar geen bevestiging gegeven met betrekking tot haar gegevens in het UBO-register; 
- De onderneming heeft geen info over de uiteindelijk begunstigden doorgegeven en heeft sinds zeven jaar niets gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

De doorhaling van de onderneming in de KBO betekent niet dat de onderneming ophoudt te bestaan. Een vennootschap behoudt bijvoorbeeld haar rechtspersoonlijkheid.

Echter kan de doorhaling voor de onderneming wel verregaande gevolgen met zich meebrengen: 
- Een verbod om de geschrapt verklaarde activiteiten uit te oefenen; 
- Bekendmaking van de doorhaling in het Belgisch Staatblad. Dit betekent dat derden deze informatie ook kunnen zien, wat gevolgen kan hebben voor de geloofwaardigheid en kredietwaardigheid van de onderneming; 
- Onontvankelijkheid van de rechtsvordering ingesteld door de onderneming, indien de onderneming niet kan aantonen dat zij op datum van het inleiden van haar vordering was ingeschreven in de KBO.

In een aantal gevallen kan de beheerdienst overgaan tot de intrekking van de ambtshalve doorhaling. Dit is het geval indien niet langer alle voorwaarden van de hierboven opgesomde vijfde reden tot doorhaling zijn vervuld.

Ook bij het neerleggen van de ontbrekende jaarrekeningen of het actualiseren van het UBO-register kan de beheerdienst de ambtshalve doorhaling intrekken.

Ten slotte kan uiteraard ook in het geval van een manifeste vergissing door een overheid of dienst de ambtshalve doorhaling ingetrokken worden.

Het is in ieder geval aangewezen om ervoor te zorgen dat de gegevens in de KBO en het UBO-register up to date zijn. De KBO voert effectief controles uit. Zo blijkt uit cijfers dat er ondertussen al meer dan 20.000 entiteiten zijn doorgehaald wegens het niet respecteren van hun antiwitwasverplichtingen op grond van de UBO-regelgeving. De sanctie van ambtshalve doorhaling is dus geenszins dode letter. Door in orde te zijn met uw gegevens, kan uw onderneming onaangename verrassingen vermijden.

Als u daarbij vragen hebt of bijstand wilt, aarzel niet om ons te contacteren.