Privacy policy

Algemene gegevens

In dit privacy beleid worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, bezoekers en gebruikers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.

Daarom willen wij, aan de hand van dit privacy beleid u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke gegevens bij uw bezoek van onze website, bij het invullen van het contactformulier en het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.

BOFISC vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in dit privacy beleid verschillende termen extra uitgelegd.

a. Verwerkingsverantwoordelijke

Wat/wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij bezoek van de website, bij het invullen van een contactformulier op deze website en/of ingevolge het bekomen en/of uitvoeren van de opdracht of onderschrijven van een overeenkomst.

Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacy beleid. Afhankelijk van de BOFISC- vestiging waar u als klant/leverancier bent aangesloten of uw gegevens heeft meegedeeld, kan u in onderstaand overzicht de nodige contactgegevens terugvinden:

b. Kennisname en aanpassing

Door het bezoeken van onze website, het gebruik van de onlinetoepassingen, het invullen van het contactformulier en het meedelen van uw gegevens in de uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten bevestigt U kennis genomen te hebben van de bepalingen en maatregelen in dit privacy beleid.

De onderneming behoudt zich het recht voor haar privacy beleid te allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers die hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht.

c. Toepasselijk recht

De verwerking van de persoonsgegevens binnen de onderneming is aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens onderworpen.

Verzameling van persoonsgegevens

a. Definitie persoonsgegevens

Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (vb naam, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die betrekking hebben op een identificeerbaar persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.

b. Het gebruik van onze website en toepassingen

Door het gebruik van onze website worden diverse persoonsgegevens verzameld, dit op verschillende manieren:

1. De persoonsgegevens worden door u zelf meegedeeld (vb. het contactformulier, inschrijven voor onze evenementen, … ) of deze die wij verkrijgen door het gebruik van onze diensten (vb. inlogmodule op onze website, online-profiel, overeenkomst…);
2. De persoonsgegevens die wij aan u toewijzen voor het gebruik van onze diensten (vb. klantennummer, afkortingen, …).

De verschillende manieren van verzameling van persoonsgegevens zijn natuurlijk onderworpen aan eigen specifieke bepalingen en voorwaarden in de privacywetgeving. Daarom is het belangrijk dat de verschillen tussen voormelde manieren van verzameling geduid worden.

1. De gegevens worden door de betrokkene zelf meegedeeld

Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, email, telefoonnummer zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze onlinediensten (het gebruik van het contactformulier, het gebruik van onderdelen van de website waarvoor registratie nodig is, …) en dienen door uzelf aan ons meegedeeld te worden.

De door u verstrekte gegevens worden geacht correct en volledig te zijn. Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor u, als gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.

2. Automatische verzameling van persoonsgegevens

Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dit gewoon door een bezoek aan onze website:

1. Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, verbindingsmomenten, … );
2. Elektronische localisatiegegevens (benadering van locatie, omgeving, …);
3. Surfgedrag (welke pagina’s worden bekeken hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …);
4. Via welk kanaal wordt onze website bezocht (zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht);
5. Welk toestel wordt gebruikt (pc, smartphone, tablet, …);
6. Welke systeemsoftware wordt gebruikt (Windows, Android, Apple, …);
7. Welke browser wordt gebruikt (IE, Mozilla, Chrome,…) ;

Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en kunnen dus niet gekoppeld worden aan persoonlijke identificatiegegevens, waardoor een identificatie van de betrokkene voor de verwerkings-verantwoordelijke niet mogelijk is.

Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en tracking-technologie gevraagd. Dit aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.

c. Contractuele relatie

Bij het uitvoeren van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten worden natuurlijk verschillende gegevens verzameld die noodzakelijk zijn (afhankelijk van uw persoonlijke situatie) om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Dit kunnen volgende persoonsgegevens betreffen:

1. Persoonlijke identificatiegegevens van uzelf als van uw cliënteel (naam, adres, email, telefoonnummers, … );
2. Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (nummer identiteitskaart);
3. Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummers, nummers van krediet– of debetkaarten);
4. Financiële middelen (inkomsten, bezittingen, investeringen, totaaloverzicht van de inkomsten, begin en einddatum van beleggingen, investeringsinkomsten, lasten op de activa, …)
5. Biometrische gegevens (foto afkomstig van een kopie van de eID of paspoort);
6. Schulden en uitgaven (totale uitgaven, huurgelden, leningen, hypotheken en andere vormen van krediet, …)
7. Gegevens betreffende leningen, hypotheken en kredieten (aard van de lening, geleend bedrag, resterend te betalen saldo, aanvangsdatum, duur, rentevoet, overzicht van de betaling, bijzonderheden betreffende de waarborgen.);
8. Solvabiliteit (beoordeling van de inkomsten, van het financieel statuut, van de solvabiliteit);
9. Financiële hulp (Uitkeringen, hulp, giften, subsidies.);
10. Bijzonderheden betreffende de verzekeringen (aard van de verzekering, bijzonderheden betreffende de gedekte risico’s, verzekerde bedragen, periode gedurende welke de risico’s zijn gedekt, vervaldatum, al dan niet uitgevoerde of ontvangen betalingen, stand van de overeenkomst);
11. Bijzonderheden betreffende het pensioen (datum waarop men deel gaat uitmaken van het pensioensysteem, aard van het systeem, datum waarop men geen deel meer uitmaakt van het systeem, ontvangen en uitgevoerde betalingen, opties, begunstigden.);
12. Financiële transacties (bedragen die de persoon die in het bestand is opgenomen, moet betalen en heeft betaald, toegekend krediet, wisselborgstelling, betalingswijzen, overzicht van de betalingen, deposito’s en andere waarborgen.);
13. Beroepsaciviteiten (Beroepsactiviteiten van de persoon die in het bestand is opgenomen: aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die door de persoon die in het bestand is opgenomen worden gebruikt of geleverd, zakenrelaties.)
14. Overeenkomsten en schikkingen (bijzonderheden betreffende de schikkingen of handelsovereenkomsten, overeenkomsten betreffende de vertegenwoordiging of juridische overeenkomsten, bijzonderheden betreffende de agenten.)
15. Vergunningen (de vergunningen die in uw bezit zijn.);
16. Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.);
17. Bezittingen (grond, eigendommen of andere bezittingen.);
18. Huwelijk of huidige vorm van samenleven (naam van de echtgenote of partner, meisjesnaam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen, …),
19. Bijzonderheden betreffende de andere familie– of gezinsleden (kinderen, personen ten laste, andere leden van het gezin, …);
20. Huurgegevens (Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die aan de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd.);
21. Verhuurgegevens (Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die door de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd.)
22. Woninggegevens (Adres waar de woning zich bevindt: aard van de woning, eigendom of gehuurd, duur van het verblijf op dit adres, huur, lasten, classificatie van de woning, bijzonderheden betreffende de valorisatie);
23. Huidige betrekking (werkgever, titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, arbeidsmodaliteiten en –voorwaarden, vroegere functies en voorafgaande ervaring bij de huidige werkgever.);
24. Loon (betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, boni, uitgaven, toelagen, voordelen, leningen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, vakbondsbijdrage, betaalwijzen, datum van de laatste salarisverhoging.);
25. Activa die het personeelslid bezit (wagen, werktuigen, wisselstukken, naslagwerken, andere voorwerpen die de bediende in bezit heeft.);
26. Rijksregisternummer (Rijksregisternummer).

Zonder deze gegevens is er geen mogelijkheid tot het uitvoeren van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten, daarom dienen door u verstrekte gegevens correct en volledig zijn.

Bij het meedelen van onjuiste gegevens houden wij ons het recht voor de overeenkomst te verbreken en maken wij reeds voorbehoud voor schade.

d. Geen verwerking van gevoelige persoonsgegevens

Zoals de wet voorschrijft, worden er geen gevoelige gegevens zoals de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele voorkeuren, gezondheid en het lidmaatschap van een vakvereniging door ons verwerkt.

Doeleinden van verwerking

a. Definitie

Onder de verwerking van persoonsgegevens die door ons verzameld worden, verstaan wij elke verwerking die betrekking heeft op het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen en vernietigen.

b. Doeleinden bij het gebruik van onze website en toepassingen

De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.b van onderhavige policy is noodzakelijk voor het bereiken van de door ons vooropgestelde doeleinden:

1. Commerciële opvolging:
   U te contacteren voor onze commerciële doeleinden en te informeren over ons aanbod (o.a. het doorsturen van onze offertes, vrijblijvende uitnodigingen, …).
2. Direct Marketing:
   U op de hoogte te houden van de fiscale en juridische actualiteit, dit aan de hand van onze nieuwsbrief.
3. Marktonderzoek:
   Uw gegevens te gebruiken voor het onderzoek voor en van de marktsituatie van onze producten en diensten. Zo zorgen wij ervoor telkens de bestaande diensten te innoveren.
4. Opmaken van statistische gegevens:
   De verzamelde gegevens weer te geven in verschillende overzichten, tabellen en grafieken welke ons een zicht biedt op het aantal gebruikers van onze website en onlineplatform gedurende een bepaalde periode.

c. Doeleinden van de verwerking bij contractuele relatie

De verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in punt II.C van onderhavige policy (vb persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens, solvabiliteit,… ) is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst:

1. Wettelijke verplichting:
   1. De door u meegedeelde persoonsgegevens (de naam, voornaam, geboortedatum- en plaats, adresgegevens) zijn noodzakelijk om aan de wettelijke verplichting, zoals opgelegd door de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, te voldoen.
   2. In het kader van de vertegenwoordiging, waarbij wij u als boekhouder/fiscalisten in uw naam optreden (niet-limitatief: de belastingaangifte, btw-aangifte, aangifte btw-listing, berekening en bewaar betreffende sociale bijdragen, fiscale fiches, … ) dienen wij uw persoonsgegevens te verwerken. Zonder de mogelijkheid tot deze verwerking kunnen wij niet aan de wettelijke verplichtingen, noch aan onze overeenkomst voldoen.
2. Uitvoeren van de overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten:
   De door u meegedeelde persoonsgegevens en informatie worden verwerkt in het kader van:
   1. Boekhoudkundige dienstverlening (in- en bijboeken van uw klanten/leveranciers, in- en bijboeken van uw bancaire gegevens, …);
   2. Fiscale dienstverlening (optimalisatie van uw fiscale situatie, fiscaal advies, …)
3. Beheer van de lopende contracten en klantenadministratie:
   Na het afsluiten van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale dienstverlening dienen wij in staat te zijn om de wettelijke boekhoudingkundige en administratieve verplichtingen te voldoen, facturatie op te volgen, verzoeken te behandelen, enz…
4. Commerciële opvolging:
   U te contacteren voor onze eigen commerciële doeleinden en te informeren over onze georganiseerde netwerkmomenten (Bofisc Netwerk Caffee, …)
5. Direct marketing:
   U op de hoogte te houden van de fiscale en juridische actualiteit, dit aan de hand van onze nieuwsbrief.

d. Kwaliteit en belangenafweging

Als verwerkingsverantwoordelijke waken wij over de kwaliteit en wettelijkheid van de door ons verzamelde en verwerkte persoonsgegevens. Hierbij nemen wij alle nodige maatregelen om de gegevens die onnauwkeurig of onvolledig zijn te wissen of te verbeteren.

Bij de verzameling en verwerking van de beschikbare persoonsgegevens houden wij ons voor enkel de gegevens te verzamelen en te verwerken die dienend zijn voor het bereiken van onze verwerkingsdoeleinden. Geen overmatige gegevens noch gegevens die “ooit wel” eens van toepassing zouden kunnen zijn worden door ons verzameld of verwerkt.

Bewaartermijn gegevens

De persoonsgegevens worden bewaard voor de volledige duurtijd die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van onze verwerkingsdoeleinden. Een langere bewaring of verdere verwerking dan nodig voor de doeleinden te bereiken wordt niet gedaan

Om deze termijnen ook voor u beter te kunnen duiden, dient ook hier eenzelfde onderverdeling tussen onze activiteiten worden doorgevoerd:

a. Bewaartermijn bij het gebruik van onze website en toepassingen

De persoonsgegevens worden bewaard voor een periode van 10 jaar om nadien te worden verwijderd of minstens geanonimiseerd te worden, waardoor identificatie van de gebruikers niet meer mogelijk is. Indien de betrokkene zich uitschrijft voor direct marketing worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd tenzij dit verder nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.

b. Bewaartermijn bij contractuele relatie

De bewaartermijnen bij een contractuele relatie zijn gelinkt aan wettelijke en fiscale termijnen. Deze termijnen worden wettelijk opgelegd en het is onze taak om aan deze verplichtingen te voldoen.

Deze verschillende wetgevingen (anti-witwaswetgeving en fiscale wetgeving) vermelden enkel minimumtermijnen. Toch zullen wij uw gegevens langer bewaren dan er wettelijk minimaal wordt voorgeschreven, dit om u een adequate en correcte dienst na verkoop te kunnen bieden. Daarom worden volgende termijnen door ons weerhouden:

• 10 jaar voor de facturatiegegevens;
• 10 jaar voor uw gegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving;

Tenzij een langere bewaring zich opdringt gezien deze nodig is voor de uitvoering van een lopende overeenkomst of in het kader van een wettelijke verplichting, gerechtelijk of politioneel onderzoek.

Doorgeven van persoonsgegevens

De onderneming kan uw persoonsgegevens aan anderen doorgeven. Hier moet een onderscheid gemaakt worden tussen verwerkers en derden (geen verwerkers).

1. De doorgave van uw persoonsgegevens aan verwerkers.
   De doorgave is noodzakelijk voor de verwezenlijking van onze doeleinden namelijk het voeren van uw boekhouding, het uitvoeren van het fiscaal mandaat en het leveren van adequaat fiscaal advies.
   Hiervoor werken wij samen met zelfstandige medewerkers alsook met IT-dienstverleners (boekhoudsoftware, … )
2. Er een wettelijke verplichting is tot doorgave van uw gegevens of op verzoek van gerechtelijke autoriteiten of politiediensten.
   Dit betreft onder meer:
   1. Het doorgeven van uw gegevens samen het identiteitskaartnummer aan de bevoegde diensten, zoals het CFI of Cel voor Financiële Informatieverwerking, de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
   2. Het doorgegeven van uw gegevens aan de verschillende overheden, dit binnen het kader van het fiscaal mandaat.
3. Doorgave derden
   Ons kantoor kan voor bepaalde taken of specifieke opdrachten beroep doen op externen zoals advocaten, bedrijfsrevisoren, notarissen, … dit binnen het kader van uitvoering de overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale dienstverlening. Het doorgeven van uw gegevens aan voormelde derde partijen gebeurt op basis van uw expliciete toestemming, zoals gevraagd in de opdrachtbrief.

Wel dient erop gewezen te worden dat er geen doorgave naar landen buiten EU en VS plaatsvindt.

Rechten betrokkene

a. Recht op informatie

Volgens de wettelijke bepalingen dient de onderneming als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.

b. Recht op toegang

U heeft het recht om van de onderneming, als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …

Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken, zonder bijhorende administratieve kosten. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal de onderneming hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

c. Recht op verbetering

Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.

Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.

De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

d. Recht op verzet

U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.

Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.

• Algemeen recht op verzet:
  U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.
  Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.
  U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.
• Recht op verzet inzake direct marketing:
  U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

e. Recht om vergeten te worden

Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op voorwaarde dat:

• De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of verwerkt zijn;
• U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
• De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Wanneer het persoonsgegevens betreft van minderjarigen jonger dan 16 betreffende diensten die tegen betaling langs elektronische weg verricht zijn.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt g.

f. Antiwitwaswetgeving en beperking van de rechten

De rechten van de betrokkene bij de verwerking van zijn persoonsgegevens in toepassing van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, worden beperkt.

Ingevolge artikel 65 van voormelde wet, kan de betrokkene niet rechtstreeks genieten van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op de gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van de kennisgeving van veiligheidsgebreken.

Deze uitoefening van voormelde rechten, binnen dit onderdeel van de verwerking, is enkel mogelijk wanneer de betrokkene een verzoek tot de Gegevensbeschermingsautoriteit richt.

g. Procedure uitoefening rechten

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de al-dan-niet-gemotiveerde, aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen naar de gewenste BOFISC- vestiging.

In onderstaand overzicht kan u de nodige contactgegevens terugvinden:

h. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken

Wanneer u van oordeel bent dat voormelde rechten door ons niet worden gerespecteerd en klacht wenst neer te leggen, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00

Fax :+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be