1. UW PRIVACY IS BELANGRIJK

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacybeleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip “verwerking” omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over u als (toekomstige) klant van ons bedrijf, leverancier of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1 Vooraf

We raden u aan om dit document goed te lezen zodat u weet waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen. We leggen u ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer u:

• onze diensten gebruikt;
• vragen stelt via onze website;
• ons bedrijf, beurzen en events bezoekt;
• uw businesskaartje afgeeft.

Wanneer in deze privacyverklaring verwezen wordt naar “Bofisc”, “wij”, “we”, “ons” of “onze”, wordt verwezen naar de Bofisc-groep, bestaande uit volgende vennootschappen:

Hierna genoemd: “Bofisc”

1.2 Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

De verantwoordelijke voor de verwerking is Bofisc.

1.3 Hoe kan u ons bereiken?

Als u vragen heeft over uw privacy of u wil uw privacy-instellingen aanpassen of uw recht uitoefenen dan kan u ons bereiken in onze kantoren of via email op privacy@bofisc.be.

2. UW RECHT OP PRIVACY

U heeft heel wat rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

De uitvoering van uw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden, dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1 U mag uw persoonsgegevens inzien

U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt. U krijgt daarbij een kopie van alle persoonsgegevens die wij verwerken.

U kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we u schriftelijk of elektronisch.

2.2 U kan uw gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) correct zijn. U kan altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3 Recht op het wissen

Als u denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kan u vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door ons geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4 Recht op het beperken van persoonsgegevens

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel "Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken"). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5 Recht om bezwaar in te dienen

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7 Recht om klacht in te dienen

Gaat u niet akkoord met ons standpunt dan kan u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vindt u hierboven in punt 1.4.

2.8 Identificatie van de aanvragen

U kan de uitvoering van uw rechten op de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag.

• via een brief op het adres: 8800 Roeselare, Koestraat 175B/2.2
• per e-mail op het e-mailadres privacy@bofisc.be.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we de aanvraag correct uitoefenen.

Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel de pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij u. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

3.1 Van onze klanten

Uw gegevens worden in hoofdzaak verzameld voor het vaststellen van basisinformatie (zoals uw naam, uw adres, de taal die u spreekt) alsook meer complexe dingen (zoals de ondernemingen waarbij u betrokken bent, de functies die u heeft binnen deze ondernemingen, bankgegevens etc.), die we nodig hebben voor het verstrekken van diensten waarvoor u op ons beroep doet.

• Gegevens waarvan u Bofisc voorziet wanneer u voor het eerst in het klantenbestand van Bofisc wordt opgenomen, in toepassing van de nationale en Europese antiwitwaswetgeving.

Voor nagenoeg alle diensten van Bofisc dient u Bofisc vooraf uw belangrijkste identificatiegegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen, btw-nummer, kopie van uw identiteitskaart) mee te delen. Dit gebeurt via opdrachtbrief en e-ID reader. Deze gegevens worden opgeslagen in de databanken van Bofisc.

• Gegevens die Bofisc ontvangt voor een bepaalde aangelegenheid nadat u reeds als klant in de bestanden van Bofisc werd opgenomen.

Deze gegevens omvatten:

• samenstelling van uw familie, familiale kwesties
• aankopen van onroerende of belangrijke roerende goederen in eigen naam of in naam van één van de ondernemingen waarbinnen u actief bent, bankgegevens
• boekhoudkundige gegevens van jaren waar Bofisc nog geen zicht op ha
• gegevens die Bofisc verzamelt middels de website bofisc.be

De meeste informatie is op of via de website beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.

In bepaalde gevallen kan u evenwel persoonlijke informatie worden gevraagd.
Dit kan bijvoorbeeld bij het invullen van een contactformulier of bij het inschrijven op onze nieuwsbrief of een netwerkevent.

Bofisc verzamelt echter geen persoonsgegevens met betrekking tot gevoelige categorieën op basis van ras, religie, seksuele geaardheid of gezondheid.

Bofisc maakt op de website www.bofisc.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in uw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.

Cookies brengen de veiligheid van uw computer niet in gevaar.
We gebruiken functionele, analytische, marketing en sociale media cookies.

Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we uw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe u hier mee kan omgaan vindt u terug in onze cookie policy.

3.2 Van onze leveranciers

Om jou te contacteren en te identificeren in het kader van ons leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, taal, e-mailadres, bankgegevens..

3.3 Van onze sollicitanten

Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u via onze vacaturepagina op onze website solliciteert naar een functie bij Bofisc.

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om uw sollicitatie te beoordelen en met u te communiceren: uw naam, uw voornaam, adres, telefoonnummer , e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, uw cv en informatie over uw opleiding en uw professionele en andere ervaring. Persoonlijkheidstests en referenties worden verwerkt indien dit relevant is voor de vacature. Wij verwerken geen gevoelige informatie. Uw cv, motivatiebrief en notities die tijdens onze contacten zijn gemaakt, evenals de tests, proeven en vragenlijsten, worden in het kader van de sollicitatieprocedure en het wervings- en selectieproces verwerkt. Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor onze eigen werknemers en eventuele externe personen (bijvoorbeeld assessors) die direct betrokken zijn bij het wervings- en selectieproces. Indien er geen positief gevolg aan uw kandidatuur gegeven wordt, houden wij jouw persoonsgegevens nog 3 jaar bij na afloop van de procedure.

4. WAAROM WILLEN WE UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN?

4.1 Met uw toestemming

Voor de optimalisatie van de diensten, beveiliging en statistieken vragen wij, wanneer u voor de eerste keer onze website bezoekt, uw toestemming via onze cookiebanner.

4.2 Bofisc moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

• Fiscaal recht
• Ondernemingsrecht, bv. voor de opmaak van facturen
• Antiwitwaswetgeving
• Uw identiteit verifiëren. Dit kan door een duidelijke recente kopie van uw identiteitskaart te vragen of via de e-ID.
• De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

4.3 We moeten ons contract met u kunnen uitvoeren

Als klant doet u een beroep op onze diensten. Om u een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Wanneer u zich inschrijft voor onze events en opleidingen verbinden wij ons voor een vlotte organisatie. De uitvoering van deze overeenkomst vraagt een verwerking van uw persoonsgegevens. Dit geldt eveneens als u onze leverancier bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leverancierscontracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

4.4 Bofisc moet als bedrijf kunnen functioneren inzake "direct marketing" en communciatie

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Bofisc. Mocht u toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan u bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

We wensen met u, als bestaande klant of actieve prospect, te communiceren via direct marketing. Dit kan op uw specifieke vraag of wij kunnen vermoeden dat u interesse hebt in onze nieuwe diensten. Gezien wij tot doel hebben om u steeds een betere service aan te bieden en dit aan u willen communiceren verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan u op allerlei manieren bereiken namelijk via e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat u zo weinig mogelijk stoort. Mocht u toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan u ons dit gewoon laten weten en zullen we u niet langer lastigvallen.

Bij inschrijving op onze nieuwsbrief geeft u impliciete toestemming om informatie over onze diensten te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven.

Bofisc heeft een ruime kennis over uiteenlopende onderwerpen die we via brochures en e-mails graag met onze klanten delen. Dit doen we enkel met uw toestemming.

U kan uw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vindt u in puntje 2.8.

5. OVER HET DELEN EN BEWAREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

5.1 Met wie delen we uw persoonsgegevens

Wij delen uw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen uw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van u gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Bofisc werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Uw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald wanneer wij werken met Facebook, Google, LinkedIn en Instagram. In dit geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving.

Wij delen uw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

Om juridische redenen kan Bofisc uw persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Bofisc als zij te goeder trouw van mening is dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

• te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties.
• de van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen.
• fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
• de rechten, eigendom of veiligheid van Bofisc, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

Als Bofisc betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijft zij de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stelt ze haar cliënteel op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacy beleid.

5.2 We delen uw persoonsgegevens niet

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

5.3 We bewaren uw gegevens niet oneindig

Bofisc gebruikt uw persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

6. WE DOEN ALLE INSPANNINGEN OM UW GEGEVENS TECHNISCH TE BEVEILIGEN

Bofisc doet haar uiterste best om zichzelf en haar cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in haar bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

Bofisc evalueert periodiek en systematisch haar handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Bofisc beperkt de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Bofisc, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor Bofisc te verwerken. Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

7. HOE WORDEN WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING GECOMMUNICEERD?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie is terug te vinden op onze website www.bofisc.be. We raden u aan om geregeld ons privacy beleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen.

Wenst u meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan u terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.