Federal Learning Account: online tool om de opleidingen van uw werknemers te beheren

De Arbeidsdeal van 2022 voorziet een aantal maatregelen gericht op opleiding. Een van de onderdelen daarvan is een individueel opleidingsrecht voor alle werknemers in ondernemingen met minstens tien werknemers:

- Telt de onderneming tussen de tien en twintig werknemers, dan heeft elke voltijdse werknemer vanaf 2024 in principe recht op één opleidingsdag per jaar.

- In ondernemingen met minstens twintig werknemers, heeft elke voltijdse werknemer vanaf 2024 in principe recht op vijf opleidingsdagen per jaar;

- Werknemers die deeltijds werken of die tijdens het jaar in dienst treden of uit dienst gaan, hebben recht op een pro rata.

Het invoeren van het individueel opleidingsrecht kan op twee manieren:

1) Ofwel via een individuele opleidingsrekening die een aantal verplichte vermeldingen bevat;

2) Ofwel via een sectorale CAO die op het niveau van het paritair comité wordt gesloten door de werknemers- en werkgeversorganisaties. Dergelijke CAO’s kunnen het aantal opleidingsdagen ook wijzigen, met een minimum van twee opleidingsdagen per jaar.

De werknemer kan deze opleidingen volgen tijdens de werkuren, maar ook daarbuiten. In het geval de werknemer buiten de normale werkuren de opleidingen volgt, heeft hij/zij recht op betaling van zijn/haar normaal loon.

Sinds 1 april 2024 moet het opleidingsrecht van werknemers digitaal geregistreerd worden in een nieuwe databank, nl. de “Federal Learning Account” (afgekort en hierna: “FLA”).

Werknemers kunnen in deze databank hun opleidingsrekening terugvinden, en dit ook beheren (via www.mycareer.be). Werkgevers die onder het toepassingsgebied van de wet vallen, moeten alle opleidingen en opleidingsrechten aangeven in FLA. De digitale opleidingsrekening geeft aldus een overzicht van welke opleidingen worden aangeboden door de werkgever en welke opleidingen de werknemer effectief heeft gevolgd.

Het introduceren van deze digitale opleidingsrekening brengt voor werkgevers een aantal administratieve verplichtingen met zich mee. Dit geldt voor alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers in de onderneming:

- Bepaalde persoonsgegevens van de werknemers moeten worden geregistreerd, en dit binnen de zestig kalenderdagen vanaf de indiensttreding. Voor bestaande werknemers hebben werkgevers zes maanden de tijd om dit in orde te brengen. Deze gegevens moeten ook worden geactualiseerd;

- Elk kwartaal moeten de gevolgde opleidingen per werknemer en de daaraan gekoppelde opleidingsdagen worden geregistreerd. Dit gebeurt uiterlijk één maand na einde kwartaal;

- De beheerder van de website berekent automatisch het opleidingsrecht waarover werknemers (nog) beschikken. Als werkgever moet je dit nazien en indien nodig aanpassen of aanvullen.

De overheid heeft toegang tot de FLA. Bijgevolg kan de sociale inspectie toezien op de naleving van de reglementering. Zij kunnen ook controle uitoefenen.

Daarenboven zal er één keer per kwartaal een lijst van werkgevers opgemaakt worden die niet voldoen aan de verplichtingen. De betrokken werkgevers worden hiervan geïnformeerd en krijgen dertig dagen de tijd om zich in regel te stellen. Doen ze dit tijdig, dan worden ze geschrapt van de lijst. Maar opgelet: deze lijst zal ook openbaar gepubliceerd worden op de website van de FOD WASO, zodat iedereen deze kan raadplegen.

Bij wijze van overgangsperiode, dienen werkgevers voor 1 december 2024 te registreren welke opleidingen hun werknemers hebben gevolgd in de eerste drie kwartalen van 2024, alsook op hoeveel dagen opleiding hun werknemers recht hebben in 2024. Via de website www.federallearningaccount.be kan je de tool terugvinden.

Om de administratie te beperken, zal de  FLA vanaf 2025 wel voorzien in een vooraf ingevulde registratie van het opleidingsrecht voor werknemers. Werkgevers moeten deze gegevens dan enkel nog nazien en indien nodig aanpassen, dit voor elk kalenderkwartaal en ten laatste binnen de termijn voorzien voor de multifunctionele aangifte bij de RSZ.