Het UBO register: wat zijn uw verplichtingen?

Wat is het?

In het kader van een Europese anti-witwasrichtlijn, moest elke lidstaat een UBO-register ('Ultimate Beneficial Owner') invoeren. Dit elektronisch register houdt informatie bij over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen en andere juridische entiteiten.

Sinds 2 oktober 2018 staat het Belgische UBO-register online. Naast het bijhouden van de gegevens, moeten deze nu dus ook elektronisch worden geregistreerd. Elke vennootschap of juridische entiteit moet de nodige gegevens ingeven in het register uiterlijk tegen 31 maart 2019.
 

wie zijn de uiteindelijke begunstigden?

In geval van een vennootschap zijn de uiteindelijke begunstigden zij die 25 % van de aandelen in bezit hebben, of zij die over 25 % van de stemrechten beschikken of zij die op een andere manier zeggenschap hebben in de vennootschap.

Voor stichtingen, VZW's en IVZW's gaat het om bestuurders, personen die de vereniging kunnen vertegenwoordigen, personen belast met dagelijks bestuur of personen die via andere middelen zeggenschap uitoefenen.

Bij andere juridische entiteiten (bijv. trusts en fiducie) worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd: de oprichter, de fiduciebeheerder of trustee, de eventuele protector, de begunstigden, elke andere persoon die de uiteindelijke zeggenschap uitoefent.

Over welke gegevens gaat het?

Vennootschappen moeten volgende informatie over hun uiteindelijke begunstigen bijhouden en meedelen aan het UBO-register:

  • Naam en voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Land van verblijf - verblijfsadres
  • Datum waarop hij uiteindelijk begunstigde is geworden
  • Rijksregisternummer
  • Categorie waartoe hij behoort, d.i.
    • Natuurlijk persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend % van stemrechten of van eigendomsbelang houdt in vennootschap (25% of meer)
    • Natuurlijk persoon die zeggenschap heeft over vennootschap via andere middelen
    • Natuurlijk persoon die behoort tot hoger leidinggevend personeel indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen hiervoor vermeld is geïdentificeerd
  • Of hij aan deze voorwaarden voldoet afzonderlijk of samen met andere personen
  • of het gaat om een 'rechtstreekse' of 'onrechtstreekse' uiteindelijke begunstigde
  • Bij een onrechtstreekse uiteindelijk begunstigde: het aantal tussenpersonen + identificatie (naam, oprichtingsdatum, handelsnaam, rechtsvorm, adres maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer)
  • Omvang van het belang: % aandelen of stemrechten (gewogen % van aandelen of stemrechten bij onrechtstreeks uiteindelijk begunstigden)

Stichtingen, VZW's en IVZW's moeten volgende informatie over hun uiteindelijke begunstigden bijhouden en meedelen aan het UBO-register:

  • Naam en voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Land van verblijf - verblijfsadres
  • Datum waarop hij uiteindelijk begunstigde is geworden
  • Rijksregisternummer
  • Categorie waartoe hij behoort, d.i
    • Lid raad van bestuur
    • Persoon gemachtigd te vertegenwoordigen
    • Persoon belast met dagelijks bestuur
    • Natuurlijk persoon in wiens hoofdzakelijk belang de structuur wer opgericht
    • Elk natuurlijk persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap heeft over de structuur

De informatie die andere juridische entiteiten moeten bijhouden en meedelen is gelijkaardig.

De informatie moet steeds 'up-to-date' zijn. Bij elke wijziging in de informatie over de uiteindelijke begunstigden moet het UBO-register worden aangepast binnen één maand vanaf de wijziging.
 

Praktische werking: hoe registreren?

De wettelijke vertegenwoordigers van de vennootschappen en andere juridische structuren zijn verantwoordelijk voor het overmaken van de gegevens en de juistheid ervan. U kan ook een gevolmachtigde aanstellen om de gegevens te laten registreren (bijv. uw boekhoudkantoor).

U kan het UBO-register raadplegen via het portaal MyMinFinPro

In het kader van de privacy wetgeving moeten de informatieplichtigen de uiteindelijke begunstigden ook informeren over: de verplichting om deze gegevens mee te delen aan het UBO-register; de registratie en bewaring van de gegevens in dit register; naam en adres van de dienst die binnen de Administratie van de Thesaurie belast is met het beheer van het register; toegangsmogelijkheden tot het register; recht van de uiteindelijk begunstigden om kennis te nemen van hun gegevens; recht om onjuiste gegevens te laten verbeteren of verwijderen; de bewaartermijn van de gegevens.

De Administratie van Thesaurie zal de uiteindelijke begunstigden op de hoogte brengen van hun inschrijving in het register en de informatie doorgeven die op hun naam werd geregistreerd.
 

Kunnen andere personen dit register raadplegen?

Niet enkel banken, advocaten, notarissen en accountants kunnen het register raadplegen. Elke burger heeft toegang tot het register mits betaling van een administratiekost. Indien het evenwel gaat om stichtingen, VZW's, IVZW's en andere juridische entiteiten dan vennootschappen, is toegang voor de burger slecht mogelijk mits een legitiem belang wordt aangetoond.
 

Sancties bij niet naleving van de verplichtingen

Wie de wettelijke verplichtingen niet naleeft, riskeert een geldboete die varieert tussen € 250,00 en € 50.000,00.